Vous êtes débordés par l'administratif ?
Votre secrétaire est absente, en arrêt maladie ou débordée ?

Vous avez besoin d'externaliser votre gestion administrative, mais ne pouvez pas embaucher ?

Faites appel à notre Agence !

Fonctionnement

Assistantes indépendantes pour les professionnels : Comment ça marche ?

gestion administrative externalisée Toulon

Vous prenez contact avec nous par téléphone, par mail ou via le formulaire de contact.

Nous étudions vos besoins et nous convenons ensemble des prestations à effectuer, du début et de la fin des missions ainsi que du mode de transmission des documents (mails, courrier, partage de fichiers, USB).

Nous établissons un devis personnalisé récapitulant vos besoins.

Dès le retour du devis signé et des CGV avec la mention « bon pour accord », la mission pourra débuter.

Une fois le travail terminé, nous vous retournons tous les documents et vous bénéficiez d’un délai de 24h pour nous suggérer quelconques modifications. Au-delà de ce délai, la prestation sera considérée comme terminée.

Nous vous faisons parvenir notre facture qui sera déductible de vos charges.

Gestion administrative

GESTION ADMINISTRATIVE

Secrétariat (gestion de boîte mails, planning, courriers)
Aide dans vos démarches et formalités administratives
Commande fournitures de bureau
Création et suivi de tableau de bord
Dématérialisation (numérisation en PDF)
Classement et archivage physique et numérique
Saisie, correction et mise en page de documents
Saisie de comptes-rendus, rapports, notes…
Transcription audio (comptes-rendus, procès-verbaux, courriers…)
Saisie et mise en page de documents
Restructuration et réorganisation administrative & informatique
Audit complet de vote entreprise
Mise en place de Process

SECRETARIAT MEDICAL

secréatariat médical externalisé sur Toulon

Gestion de l’agenda
Gestion des dossiers patients (créations, mise à jour)
Relance auprès des caisses mutuelles et des patients
Retours Noémie
Pointage des paiements
Gestion des stocks et saisie des commandes
Saisie des comptes-rendus et autres documents médicaux
Cabinets dentaires : relation avec le prothésiste, prise en charge de financement, mise en place de protocoles et documents obligatoires, soutien à votre assistant(e) dentaire pour la partie secrétariat.

Le classement, la saisie de courriers, la gestion du planning… sont nécessaires au bon déroulement de toute entreprise. Malheureusement, par faute de temps, c’est ce qu’on laisse le plus souvent de côté. Notre équipe vous aide à gérer votre administratif, ainsi vous pourrez vous consacrer totalement à votre coeur de métier.

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Séléctionnez directement un créneau qui vous arrange dans notre agenda afin qu'on discute de vos besoins

Secrétariat médical

Gestion commerciale

Gestion D'entreprise

GESTION COMMERCIALE

Création et mise à jour de fichiers clients et fournisseurs
Vérification des bons de livraisons
Etablissement des devis, factures et avoirs
Suivi et relance des devis non aboutis
Suivi et relance des factures échues non réglées
Gestion des différents contrats de sous-traitance (téléphonie, assurance, matériel bureautique…)
Gestion des stocks
Saisie des commandes

GESTION D'ENTREPRISE

Suivi de la trésorerie
Élaboration et suivi de tableaux de bord
Classement des éléments comptables
Préparation et transmission des éléments comptables à l’expert-comptable*
Mise en place et suivi d’échéancier de paiement
Suivi et règlement des factures fournisseurs
Suivi et saisie des notes de frais
Préparation des remises de chèques et dépôt à la banque
Externalisation RH (rédaction des contrats de travail, suivi des dossiers du personnel...)
Mise en place de CSE (pour les entreprises de plus de 11 salariés)
Préparation et transmission des éléments variables de paie

Beaucoup d’entrepreneurs n’ont pas assez de temps pour s’occuper de leur gestion commerciale et de leur pré-comptabilité. Elle est pourtant très importante pour une gestion optimale d’une entreprise. Dans le respect de la confidentialité, notre expertise et notre rigueur seront un atout pour vous rendre service dans votre organisation quotidienne. Soyez enfin serein dans l’exercice de votre profession !

*La comptabilité est un métier réglementé. Nous ne pouvons faire de la saisie comptable qui serait considérée comme un exercice illégal de la comptabilité, passible de sanctions pénales (Art.20 alinéa 2 de l’Ordonnance de 1945)

Liste non exhaustive. Contactez-nous pour qu'on puisse établir ensemble vos besoins.

Vous êtes un particulier ? Découvrez nos prestations en suivant ce lien.